現在の大学の研究室は丸8年間使っている。この間、講義やゼミの教育関係資料、出版した本や執筆した雑誌類等研究関係資料、主として地域貢献に関するプロジェクト関係の膨大な資料群、大学運営に関する会議資料、、、などが並んで、天井近くにまで達している。
これを連休までの期間を使って、レイアウト変更も含めて大幅に立て直すことにした。
秘書やアルバイトの力を借りて、作業が始まったところだ。
私の整理法は、一つのプロジェクトごとに一つのボックスファイルを使い、プロジェクトの中の案件ごとに透明のA4クリアファイルにしまうというシステムである。だからボックスごとに研究室に残すもの、倉庫で保管するもの、棄てるものと分けていくことにしている。倉庫行きの書類はダンボールにボックスファイルをいくつか入れる。ダンボールの表にボックスファイルのタイトルを書いておくが、それはパソコンに残しておく。
毎日処理すべき書類は机の上に置く(ライブ)、
現在動いていて1年以内に使うものは、研究室の本棚にタイトルが見えるように配置(保管)、
使う予定はないが残しておきたいものは倉庫(保存)、
保存の必要のないものは棄てる(廃棄)。
「ライブ・保管・保存・廃棄」という考え方で統一して環境を整えていきたい。