「鳥の目スケジュール」という独自に開発したスケジュールソフトを使って数年になります。
毎年手帳の季節には、独特のやり方ということで雑誌などのメディアに取り上げられています。
毎週初めから始まる４週間を一望できるようにしてあり、近い２週間は広く、遠い２週間はやや狭くという工夫をしています。そしてそれ以降はだんだんと記入欄の面積が小さくなっていくという考え方を採用しています。スケジュール表に時間の遠近法を取り入れているということになります。
この鳥の目スケジュール・ソフトは、長年私個人のスケジュール管理に重宝してきたのですが、明日からは、それを私が属す組織に適用していきます。
一つは、明日から責任者となる学長室のスケジュール表として、企画担当２名と秘書担当１名のスタッフと共有する予定です。組織の主たる任務の進捗状況や各人のスケジュールが一望のもとに見れるので、毎週の打ち合わせを行いながら各人の予定が調整されていくようになるはずです。いくつかの大きな目標とそれを達成するための具体的な施策、そしてそれらを時間軸に沿って展開していくことで、日常の問題がリズムよく解決されていくなかで、チームとしての一体感が醸成されていくはずです。
もう一つは、学長室として大学全体のスケジュールをつかむ必要があり、それをトップ、各学部、教員組織、職員組織、外郭組織、などの動きが時間軸の中で全体としてみんなに見える形で提供していきたいと考えています。毎週月曜日には、今日から約１ケ月がどのような流れで動いていくかを各責任者が鳥の目で見渡せるように、そしてそういった流れの中で自部門の動きを全体のベクトルに自然に合わせていけるようになるといいですね。
組織全体が、一つの生命体のように息を吸ったり吐いたりしながら、一定のリズムで動いていくように、２月、３月の間に、情報の収集と発信の体制を整えながら、新学長を迎える準備をしていきたい。
個人スケジュール、部署スケジュール、組織全体スケジュールを重ね合わせながら、新しい任務を遂行していきたいと思います。
